Llamadas perdidas en tu clínica dental: cómo medirlas y reducirlas

Revisa el registro de tu operador o centralita durante siete días consecutivos, si está disponible. Incluye el horario de apertura y las llamadas recibidas con la clínica cerrada. Si hay festivos o incidencias, anótalos: esa semana puede no representar la actividad habitual.

• Fecha y franja horaria.
• Llamadas recibidas, atendidas y sin respuesta.
• Intentos repetidos del mismo número, cuando puedas identificarlos.
• Llamadas devueltas y aquellas en las que se consiguió contactar.
• Motivo conocido y siguiente paso pendiente.

Una persona puede llamar varias veces. Un número también puede ser compartido. Separa el número de intentos de los contactos que puedes identificar, sin dar por hecho que cada número corresponde a un paciente distinto.

Tampoco toda llamada perdida es un posible paciente nuevo: puede ser un cambio de cita, una consulta administrativa o una llamada comercial. Si no conoces el motivo, registra «desconocido».

Proporción sin respuesta: llamadas no atendidas divididas entre llamadas recibidas, multiplicado por 100. Usa el mismo periodo y revisa cómo clasifica las llamadas tu operador.

Recuperación: entre los contactos identificables que quedaron sin atender, cuántos terminaron en una conversación posterior, porque devolvisteis la llamada o volvieron a llamar. No cuentes un intento de devolución como contacto conseguido.

No conviertas estos datos en ingresos perdidos sin conocer el motivo y el resultado real de cada conversación.

Agrupa los registros: recepción ocupada, línea comunicando, fuera de horario o causa desconocida. Si se concentran en una franja, revisa primero la cobertura de ese momento.

Compara también cuánto tarda el equipo en devolver las llamadas pendientes. Tenerlas registradas no garantiza que se recuperen.

Si el problema es puntual, puede bastar con reorganizar turnos o reservar un momento para devoluciones. Si se repite cuando nadie puede coger el teléfono, valora una cobertura telefónica complementaria.

Atendix atiende llamadas y recoge solicitudes cuando recepción no puede responder, según la configuración acordada. La gestión directa de citas requiere una integración validada y funciones habilitadas. Revisa cómo se conecta al teléfono de tu clínica.

Repite la medición con periodos comparables. Observa llamadas sin respuesta, contactos recuperados y solicitudes pendientes, además del tiempo que necesita recepción para continuar cada gestión.

Evita atribuir una mejora a una sola herramienta si también han cambiado los horarios, el volumen de llamadas o el equipo.