Qué preparar antes de activar una recepcionista IA en tu clínica

Anota el número público, operador, centralita y persona que administra la configuración. Define qué llamadas quieres cubrir: cuando recepción no puede cogerlas, con la línea ocupada o fuera de horario.

Comprueba la viabilidad con tu proveedor. Consulta qué revisar de la conexión telefónica.

Prepara dirección, sedes, horarios habituales, festivos y cierres. Añade las respuestas administrativas que recepción puede dar y las consultas que debe revisar otra persona.

Identifica quién actualizará esa información cuando cambie.

Reúne tipos de cita, duraciones, profesionales, sedes y excepciones. Distingue qué puede gestionarse directamente y qué requiere revisión del equipo.

Describe reglas operativas; no es necesario aportar historias clínicas para elaborar esta lista.

Identifica el software, su versión y la instalación. Si necesitas operaciones en la agenda, enumera cuáles: consultar disponibilidad, reservar, cambiar o cancelar.

La gestión directa requiere una integración validada y funciones habilitadas. Si no es viable, se debe acordar expresamente otro alcance. Consulta las opciones de integración.

Define quién revisará las solicitudes pendientes y quién resolverá incidencias de telefonía o configuración. Revisa accesos, conservación de datos y documentación antes de tratar llamadas de pacientes.

Puedes utilizar las preguntas de privacidad y RGPD como punto de partida, no como sustituto de esa revisión.

Prueba una consulta administrativa, una solicitud de cita y una petición fuera de alcance. Si hay conexión de agenda, comprueba cada operación habilitada y su resultado en el sistema.

Verifica qué escucha quien llama, qué recibe recepción y qué queda pendiente. Deja acordado cómo restaurar la cobertura anterior si hace falta.